Aktionen: Systeme verbinden und festlegen, was amber darf

Was sind Aktionen?

Mit Aktionen verbindest du amber mit euren Systemen, zum Beispiel Outlook, Teams, SharePoint oder Asana. amber beantwortet dann nicht nur Fragen, sondern erledigt Aufgaben direkt im Chat oder in Agenten. Du bestimmst, was amber dabei ohne Rückfrage darf.

Gut geeignet, um:

• E-Mails, Termine und Dateien direkt aus dem Chat zu bearbeiten

• Routineaufgaben in mehreren Systemen zu erledigen, ohne das Tool zu wechseln

• Diagramme in draw.io oder Excalidraw und Aufgaben in Asana im Chat zu bearbeiten

Berechtigungen auf einen Blick

Die Aktionen eines Systems sind in zwei Gruppen aufgeteilt:

• Daten abrufen: amber liest, ändert aber nichts, zum Beispiel beim Durchsuchen von Nachrichten.

• Daten verändern: amber schreibt, sendet oder legt etwas an, zum Beispiel eine E-Mail.

Für jede Aktion gilt eine von drei Einstellungen:

Für Administratoren: Aktionen verwalten und Berechtigungen festlegen

Als Admin legst du fest, mit welchen Einstellungen deine Kollegen starten und was sie ohne Rückfrage erlauben dürfen. Alles findest du unter Unternehmenseinstellungen › Konnektoren › Aktionen.

Schritt 1: Standard für „Daten abrufen“ festlegen

1. Öffne Unternehmenseinstellungen › Konnektoren › Aktionen und wähle ein System aus, zum Beispiel Outlook.

2. Lege unter Daten abrufen für jede Aktion fest, womit alle starten: Immer fragen oder Immer erlauben.

3. Aktionen, die niemand nutzen soll, schaltest du über den Schalter ganz ab. Über die Schnellauswahl setzt du alle Aktionen einer Gruppe auf einmal.

Jeder Nutzer kann diesen Standard für sich ändern.

Schritt 2: „Daten verändern“ freigeben

Unter Daten verändern entscheidest du pro Aktion, ob Nutzer sie auf Immer erlauben stellen dürfen. Gibst du das nicht frei, muss jede Ausführung bestätigt werden, und deine Kollegen sehen den Hinweis Deaktiviert (Admin).

Ein Beispiel: E-Mail-Entwürfe darf amber automatisch anlegen, das Versenden muss aber jemand bestätigen.

Wichtig: Hat ein Nutzer eine Einstellung selbst geändert, zum Beispiel auf Immer ablehnen, gilt seine Wahl. Ein Unternehmensstandard überschreibt sie nicht.

Schritt 3: Eigene Aktion für alle hinzufügen

Hat ein System, das ihr nutzt, einen eigenen MCP-Server, bindest du es für das ganze Unternehmen an:

1. Klicke unter Konnektoren › Aktionen auf Aktion hinzufügen.

2. Gib einen Namen und die MCP-Server-URL ein, optional eine Beschreibung und ein Symbol.

3. Wähle den Authentifizierungstyp, zum Beispiel Keine Authentifizierung, OAuth, Bearer-Token oder eigene Header.

4. Schalte Für das gesamte Unternehmen verfügbar ein. Diesen Schalter sehen nur Admins.

5. Bestätige, dass du die Risiken verstehst und die Aktion zu Prüfzwecken protokolliert wird.

6. Klicke auf Benutzerdefiniertes MCP hinzufügen.

Der MCP-Server muss unter einer öffentlichen Domain erreichbar sein. localhost wird nicht unterstützt.

Für Nutzer: Aktionen verbinden und nutzen

Öffne in der Seitenleiste den Bereich Aktionen. Hier findest du drei Reiter:

Alle: Zeigt die für dich verfügbaren Aktionen.

Verbunden: Zeigt die Aktionen, die du bereits verbunden hast.

Mehr verbinden: Hier entdeckst du weitere Aktionen, die du selbstständig verbinden kannst.

Schritt 1: Aktion verbinden

1. Klicke in der Seitenleiste auf Konnektoren › Aktionen. Unter Alle siehst du alle verfügbaren Systeme, unter Verbunden deine verbundenen.

2. Klicke beim gewünschten System auf Verbinden, zum Beispiel bei Outlook, und bestätige im Fenster noch einmal mit Verbinden.

3. Melde dich beim Anbieter an und bestätige die angefragten Berechtigungen.

amber arbeitet immer in deinem Namen und nur mit den Rechten, die du im jeweiligen System hast.

Schritt 2: Festlegen, was amber darf

Klicke auf eine verbundene Aktion und wähle rechts neben jeder einzelnen Aktion Immer erlauben, Immer fragen oder Immer ablehnen. Mit Alle verbieten sperrst du eine ganze Gruppe auf einmal.

Unsere Empfehlung: Aktionen, die nur Daten abrufen, stellst du auf Immer erlauben. Aktionen, die Daten verändern, lässt du auf Immer fragen. So verschickt amber keine E-Mail, ohne dass du sie freigibst.

Ist der Haken ausgegraut und steht dort Deaktiviert (Admin), hat dein Admin festgelegt, dass du jede Ausführung bestätigst.

Schritt 3: Im Chat nutzen

Beschreibe einfach, was amber tun soll, zum Beispiel: „Such die letzte E-Mail von Anna zum Angebot und entwirf eine Antwort.“

• Welche Aktionen amber in einem Chat nutzen darf, legst du über das Einstellungen-Symbol (Schieberegler) im Eingabefeld unter Aktionen fest.

• Steht eine Aktion auf Immer fragen, zeigt amber vor der Ausführung einen Kasten im Chat. Dort erlaubst du die Aktion oder lehnst sie ab.

• Bricht eine Aktion ab, weil du zwischendurch in einem anderen Tab warst, bietet amber an, sie erneut zu versuchen.

Aktionen mit eigener Oberfläche

Einige Aktionen zeigen ihre Oberfläche direkt im Chat, sogenannte MCP Apps. Mit draw.io und Excalidraw erstellst du Diagramme, mit Asana verwaltest du Projekte und Aufgaben, ohne amber zu verlassen. Du verbindest sie wie jede andere Aktion.

Verbindung trennen

Öffne die Aktion und klicke oben rechts auf Trennen. amber hat danach keinen Zugriff mehr auf dieses System.

System fehlt?

Frag die Anbindung direkt in amber bei uns an: Trag im Fenster Aktion bei amber anfragen den Namen der Integration ein, optional die MCP-Server-URL, und beschreibe, wofür du sie brauchst. Klicke auf Senden, wir melden uns bei dir.

Häufige Fragen

Warum fragt amber nicht mehr nach? Die Aktion steht bei dir auf Immer erlauben. Stell sie unter Konnektoren › Aktionen auf Immer fragen.

Warum kann ich „Immer erlauben“ nicht auswählen? Dein Admin hat festgelegt, dass jede Ausführung dieser Aktion bestätigt werden muss.

Kann mein Admin meine Einstellung ändern? Nein. Sobald du eine Einstellung selbst geändert hast, gilt deine Wahl.